Elementos que conforman una orden de compra:
De manera general y en función al estándar vigente usado en
la orden de compra, se determinan algunos elementos mínimos
Que debe contener una orden como son:
1. Nombre y número de localización de la compañía que hace
el pedido.
2. Número de orden de compra.
3. Nombre y número de localización del proveedor.
4. Fecha del pedido y fecha de entrega requerida.
5. Términos de entrega y de pago.
6. Cantidad de artículos solicitados.
7. Número de catálogo.
8. Descripción.
9. Precio unitario y total.
10. Costo de envío, de manejo y relacionados.
11. Costo total de la orden.
1.- Datos del lugar de entrega de la orden.._
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor,
por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también
especifica los términos de pago y de entrega. También podemos denominar a una
orden de compra como un documento que emite la organización o entidad
compradora para adquirir un bien o un servicio y cubrir así, alguna necesidad o
requerimiento existente de acuerdo a las prácticas de negocio establecidas.
Este documento de manera implícita formaliza los acuerdos comerciales y
garantiza la contra prestación que por lo general corresponde al pago del bien o
servicio; así mismo, se considera el detonador del proceso comercial. Un factor
clave en la operación del proceso es el correcto uso y aplicación de los
estándares. Sin embargo, la interpretación y el uso que se les da dependen
directamente de las necesidades del negocio. La orden de compra es una
autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.
Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes
de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su
uso. La orden debe contener información comercial y específica bajo condiciones
acordadas entre el vendedor y el comprador del bien a adquirir; así como los
términos de entrega, las penalidades por incumplimiento, descuentos, codificaciones, etc. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una
orden de compra:
- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el
pedido
- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Número de catálogo
- Descripción
- Precio unitario y total
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo
total de la orden
- Firma autorizada
El original se envía al proveedor y las copias usualmente
van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar
y otra copia para el departamento de compras.
2.-¿Elementos de una orden de compra bien elaborada?
Una orden de compra clara y bien especificada es clave para
la transacción.
3.-Identificación de orden:
Rabbit Mountain asigna a cada transacción un “número de
orden”. Para nosotros es problemático
conteste a una pregunta sobre “los mosquetones”. Es bastante fácil contestar a una pregunta
sobre “Orden 3957”. Para no
confundirnos, favor de hacer referencia a este número cuando nos comunique al
respecto.
4.-Datos para Facturación:
Para elaboración correcta de documentos internacionales,
necesitamos datos (nombre, dirección, registro federal de impuestos, etc.)
sobre quien facturar. Si la orden no
tiene esta información, utilizaremos la de nuestros archivos.
5.-Modo de Pago
Favor de indicar como pagará (¿Tarjeta de crédito, Giro,
Transferencia Electrónica?
6.-Donde enviar la mercancía: (Entrega)
No podemos calcular flete doméstico hasta que tengamos esta
información, entonces, no vamos ni empezar a procesar hasta que sepamos donde
enviar la mercancía. Favor de incluir
esta info con cada orden de compra. No
vamos a asumir nada al respecto porque muchos clientes cambian de dirección a
menudo. Datos incluidos con cada orden
de compra deben de incluir:
a. Nombre del negocio
donde vamos a enviar los bultos.
b. Dirección, con
código postal.
c. Número de teléfono
del lugar.
d. Nombre de la
persona encargada.
e. Dirección de
correo electrónico de la persona encargada.
7.-Como enviar la mercancía:
¿Normal (5 días),
3-días, 2-días, Próximo día,
Aéreo, Marítimo? Sin esta información,
enviamos mercancía por servicio normal de UPS o FedEx
8.-Lista de artículos:
(¿Qué compro?)
9.-Cantidad:
Nota bien que algunos claves representan docenas o
media-docenas. Favor de tener cuidado y
utilizar la lista actual de precio.
10.-Clave:
Cada artículo tiene su clave. Favor de incluir esta información. No podemos procesar la orden hasta que
tengamos bien especificada la clave de cada artículo. De vez en cuando cambian las claves. Favor de utilizar la lista actual de precios.
11.-Descripción:
Para evitar errores, necesitamos la descripción del articulo
de la lista de precios. Si la clave y la
descripción son de diferentes artículos, no podemos procesar la orden hasta que
esté resuelta la ambigüedad.
12.-Precio:
Nos indica cuánto esperas pagar. Favor de utilizar la lista actual de
precios. Cada precio que no corresponda
a precios actuales es un problema.
Formato:
Elementos que conforman una recepción de
compra:
Una requisición de compra es una solicitud escrita que
usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de una
necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compra están
generalmente impresa según las especificaciones de cada compañía, la mayor
parte de los formatos incluye:
- Numero de requisicion
- Nombre del departamento o persona que solicita
- Cantidad de artículos solicitados
- Identificación del número de catálogo
- Descripción del artículo
- Precio unitario
- Precio total
- Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos
relacionados
- Costo total de requisición
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Firma autorizada.
Elementos que conforman y FORMATO AUTORIZACIÓN
DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA
(Empresario Amway, Asociado, Cliente)
Fecha: ________________________________
No. de Empresario: ________________________________ Nombres
y Apellidos:
____________________________________
INSTRUCCIONES:
• Diligencie adecuadamente el formulario registrando la
mercancía devuelta en la tabla ubicada en la parte inferior de este documento y
diligencie TODAS las
casillas dispuestas para ello.
• Agradecemos ante todo la claridad y sinceridad de la
información suministrada a través de este formato, ya que de ésta depende que
podamos brindar cada día un mejor servicio.
RECUERDE:
1. Detectado el motivo de inconformidad con la
mercancía, devuélvala personalmente en
el Amway Shop en Bogotá junto con la
factura
respectiva y este formulario previamente diligenciado. Si
ud. está fuera de Bogotá, envíela a la Bodega de Amway México ubicada en
Bogotá en la dirección Cra 127 No 15 B 50 int. 4 Bodega 6.
2. En caso de que ud. decida enviar los productos por
correo, envíe lo siguiente dentro de un
sólo paquete:
a) Productos
b) Factura, con la cual fueron adquiridos los productos a
devolver
c) Formato de Devolución debidamente diligenciado o carta
justificando los motivos de la devolución.
3. Si el solicitante es un Empresario Amway el dinero de su
devolución será acreditado a su cuenta de Amway (AR) inmediatamente. De no
ser utilizado en compras, se sumará a sus honorarios
correspondientes al mes en él que la devolución sea procesada. Esta devolución
le
generará VPs y VNs Negativos.
4. Si se trata de un Cliente o un Asociado, el dinero
correspondiente a la devolución será cancelado en un cheque emitido a los 15 días de
ingresada la devolución al sistema, a nombre de quien el
cliente determine previamente por escrito.
5. En caso de Renuncia, el dinero correspondiente a los
productos devueltos se pagará con un cheque emitido a los 15 días hábiles
después
de ser ingresada la devolución en el sistema o se
consignará en el mismo tiempo, en una
cuenta bancaria especificada por escrito
previamente por el solicitante.
6. Las devoluciones por exceso de inventario, están sujetas
al 10% de descuento y sólo se recibirán con la condición de que la mercancía se
encuentre vigente y esté en condiciones adecuadas.
7. Ud. puede realizar
recompra de productos acercándose a las cajas en el Amway Shop con el formato
de devolución entregado por el
Auxiliar de Garantías o, si ud. está fuera de Bogotá, puede
solicitar le sea facturada su recompra de productos diligenciando el campo
dispuesto para tal fin al final de este formato o mediante
solicitud explícita dirigida a Amway Colombia con Atención a Garantías.
IMPORTANTE:
• PASADOS LOS 90 DÍAS DE LA GARANTÍA TOTAL DEL PRODUCTO
OFRECIDA POR AMWAY MEXICO, NO SE ACEPTAN DEVOLUCIONES. EL
SUERO FACIAL INTENSIVO CUENTA CON UNA GARANTÍA DE 30 DÍAS
CALENDARIO CONTADOS A PARTIR DE LA FECHA
DE COMPRA.
• El HORARIO DE DEVOLUCIONES EN EL AMWAY SHOP ES: LUNES A
VERNES DE 10:00 A.M. A 6:00 P.M. Y SÁBADOS 10:00 A.M. A 5:00 P.M.
ESTAS SÓLO PODRÁN HACERSE HASTA EL 25 DE CADA MES.
• LOS PRODUCTOS ADQUIRIDOS EN PROMOCIÓN, NO TIENEN CAMBIO.
MOIVOS DE DEVOLUCION
MARQUE CON UNA X LA O LAS
CASILLAS CORRESPONDIENTES A LOS MOTIVOS POR LOS CUALES USTED DESEA HACER LA
DEVOLUCIÓN:
A. DAÑADO
B. INSATISFACCIÓN CON LA CALIDAD
C. INSATISFACCIÓN CON EL PRECIO
D. RENUNCIA
E. DIFICULTAD PARA LA VENTA
F. ERROR DEL EMPRESARIO
G. REACCIÓN ADVERSA
H. SOBRESTOCK
Código del producto
Cantidad Nombre Motivo de devolución
Recibido por: ______________________Fecha:_____________________________
SOLICITO RECOMPRA DE LOS SIGUIENTES PRODUCTOS CONTRA EL
VALOR REEMBOLSADO AL AR CON ESTA DEVOLUCIÓN:
_______________________________ ____,
__________________________________, ____________________________________,
___________________________________,
__________________________________, ____________________________________,
___________________________________,
_________________________________, _____________________________________.
Yo, ________________________________entiendo y estoy de
acuerdo con lo estipulado en el presente formato de autorización de devolución
de mercancía.
__________________________________________________________
FIRMA DEL
SOLICITANTE
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